قائمة فحص ما قبل الشحن لمستوردي الأغذية

الفحص قبل الشحن لا يستبدل تأهيل المورد أو ضبط الإنتاج. يجب أن يكون المورد والمنتج والمواصفة قد تم اعتمادهم بالفعل، ويأتي الفحص كنقطة أدلة أخيرة على أن التشغيلة والعبوة والشحنة تطابق الطلب.

اكتب نطاق الفحص مسبقاً: أمر الشراء وإصدار المواصفة والعينة أو التصميم المرجعي والتشغيلة والكمية والعبوة والاختبارات وطريقة العينات وسلطة القرار.

سجل وصف المنتج ورقم التشغيلة والبيانات الإنتاجية والعبوة ومكان المخزون الذي يتم فحصه. أخذ عينة من بالته أو تشغيلة خاطئة يلغي قيمة الفحص مهما كانت دقته.

إذا كانت الشحنة تضم أكثر من تشغيلة، حدد ما إذا كان لكل تشغيلة عينة مستقلة أو إذا كانت الخطة تسمح بغير ذلك.

حدد عدد الوحدات وطريقة اختيارها والاختبارات الإتلافية والعينات المحتفظ بها وسلسلة الحيازة إذا كان هناك مختبر. الطريقة يجب أن تكون متفقاً عليها قبل رؤية البضاعة.

إذا كانت هناك جهة فحص مستقلة، أعطها تعليمات واضحة ولا تطلب منها ابتكار قاعدة قبول تجارية أثناء الزيارة.

افحص ما يمكن فحصه فعلياً في هذه المرحلة حسب المواصفة: الحالة والمظهر والرموز والوزن أو العدد أو أي دليل آخر متفق عليه. لا تستخدم حدوداً عامة غير مرتبطة بالمنتج.

إذا كان معيار لا يمكن التحقق منه في الزيارة، حدد الدليل البديل مثل شهادة تحليل أو تقرير مختبر وميز بين الملاحظة المباشرة والتحقق المستندي.

راجع نوع العبوة والإغلاق والتسريب والتلف والنظافة والرموز. للعبوات الصناعية افحص الأكياس أو البراميل أو البطانات بحسب المواصفة، وللعلامة الخاصة قارن مع المرجع المعتمد.

راجع أيضاً الكراتين والعدد داخل الكرتونة والإغلاق والعلامات والحالة الفيزيائية. تأكد من عدم اختلاط تصميم قديم مع الإصدار الحالي.

قارن الملصق أو تعريف العبوة بالتصميم والمواصفة المعتمدين، بما في ذلك اللغة وهوية المنتج والتشغيلة والتواريخ والعناصر المتفق عليها.

قد يكون الاختلاف البصري الصغير مهماً تنظيمياً، لذلك صنف أي اختلاف حسب قواعد الانحراف ولا تعتمد التغيير شفهياً.

راجع الوحدات داخل الكراتين والكراتين على البالتات والإجمالي، أو استخدم الوزن والحجم عندما يكون ذلك أنسب للمنتج الصناعي.

راجع استقرار البالتات والتغليف والحماية والعلامات حسب الطلب، لأن ترتيب التحميل الضعيف قد يسبب تلفاً حتى لو كان المنتج مطابقاً.

قارن وصف المنتج والتشغيلات والكميات والتواريخ بين البضاعة والمستندات المتاحة في هذه المرحلة. تختلف المستندات حسب الوجهة والصفقة.

إذا كان مستند رسمي سيصدر لاحقاً، سجله كشرط معلق ولا تعتبره مطابقاً قبل وجوده ومراجعته.

إذا شمل الفحص التحميل، راجع النظافة والجفاف والتلف الظاهر والروائح أو مصادر التلوث ومدى ملاءمة الحاوية للمنتج حسب الخطة.

سجل رقم الحاوية والختم عند الحاجة وراقب أن البضاعة التي تم فحصها هي التي يتم تحميلها وبنفس الترتيب أو الحماية المتفق عليها.

اربط كل ملاحظة بمتطلب محدد وصنفها: تحتاج موافقة، أو إعادة عمل وإعادة فحص، أو تمنع الشحن. المفتش يقدم الوقائع ولا يمنح تنازلاً تجارياً نيابة عن المشتري.

لا تجعل ضغط موعد السفينة سبباً لقبول انحراف لم يتم تقييمه. استخدم مسار التصعيد المتفق عليه لاتخاذ قرار سريع ومدعوم بالأدلة.

يجب أن ينتهي الفحص بحالة واضحة مرتبطة بنطاقه. الإفراج يعني أن متطلبات الفحص المحددة تحققت، والإفراج المشروط يعني وجود نقاط يجب إغلاقها، والإيقاف يعني عدم الشحن حتى حل الانحرافات.

احتفظ بالتقرير والصور والعينات والمختبرات والموافقات مع ملف أمر الشراء، واستخدم النتائج المتكررة لتقييم أداء المورد وإجراءاته التصحيحية.